Quem está à frente de uma clínica médica sabe: muitas vezes, a realização de tarefas administrativas toma um tempo precioso. Ele poderia estar sendo empregado, por exemplo, no atendimento aos pacientes ou na elaboração de estratégias de crescimento do negócio.

Por isso, pensar em ações que tornem a gestão da clínica mais eficiente deve ser uma constante na rotina de quem tem como objetivo administrar um consultório moderno e dinâmico.

No entanto, engana-se quem acredita que a modernização das rotinas administrativas passa por soluções caras, drásticas ou complexas.

Muitas vezes, mudanças simples podem fazer toda a diferença e refletir positivamente na organização do consultório e, consequentemente, no atendimento aos pacientes.

Quer saber quais são elas? Acompanhe a leitura!

 

1. Mantenha um controle rigoroso da agenda

Pode até parecer uma rotina administrativa banal, mas manter um controle rigoroso da agenda é uma das medidas mais importantes para quem quer garantir uma gestão de clínica eficiente.

Pacientes que faltam sem qualquer aviso prévio — deixando vago um horário que poderia ser ocupado com outros compromissos, horários mal gerenciados que provocam atrasos nas consultas ou mesmo anotações que simplesmente “desaparecem” por falta de organização podem trazer sérios prejuízos financeiros e de imagem ao seu negócio.

Existe no mercado uma série de softwares de controle de agenda que organizam a demanda de pacientes com praticidade e segurança e enviam lembretes automatizados antes das consultas.

Também é importante contar com uma equipe de confiança, para a qual você possa delegar a tarefa de gerenciar encaixes e substituições e manter sua agenda sempre organizada.

Assim, fica mais fácil trabalhar para alcançar o objetivo principal: o bem-estar dos seus pacientes.

 

2. Gestão da Clínica: aprenda a delegar tarefas

Por falar em delegar tarefas, essa é outra habilidade importante para quem deseja ganhar eficiência na gestão da clínica.

Não é incomum que mesmo médicos que estejam à frente de clínicas de grande porte ainda tomem para si a tarefa de realizar rotinas administrativas.

Principalmente as que poderiam ser facilmente realizadas por alguém da sua equipe, seja pela dificuldade em delegar, seja pelo hábito adquirido nos tempos em que o negócio ainda não tinha a estrutura que possui atualmente.

Gastar o tempo que poderia ser utilizado no atendimento a pacientes — ou mesmo na elaboração de estratégias voltadas para o crescimento da clínica — realizando tarefas simples da rotina administrativa não só demonstra despreparo na gestão do negócio como implica em desperdício de recursos.

Lembre-se de que, mensalmente, você tem gastos com pessoal administrativo justamente para que eles executem essas tarefas.

Por isso, abra mão de realizar diretamente atividades que não estejam relacionadas ao atendimento dos pacientes ou à tomada de decisões estratégicas para o futuro da clínica.

  

3. Esteja atento à gestão de recursos

Para que a gestão da clínica seja realizada com total eficiência, é essencial que você esteja atento a maneira como os recursos estão sendo utilizados.

Por isso, é importante ter um rigoroso controle do fluxo de caixa. Toda e qualquer movimentação financeira da clínica, inclusive as despesas corriqueiras e de menor valor, devem estar devidamente anotadas e classificadas.

Dessa maneira, fica mais fácil verificar de que maneira os valores arrecadados estão sendo investidos, corrigir eventuais gastos desnecessários e até mesmo planejar o futuro financeiro do seu negócio.

 

4. Invista em tecnologia

Não é só na questão do controle de agenda que o uso da tecnologia pode ajudar a tornar a gestão da clínica mais ágil e moderna.

Uma série de outros processos da rotina administrativa de um consultório também podem ser simplificados, como a organização dos prontuários, o controle de contas a pagar e a receber e até mesmo a gestão de pessoal.

Existem no mercado soluções completas e de baixo custo que organizam desde a marcação de consultas até o fluxo de caixa, fornecendo relatórios detalhados e centralizando toda a rotina administrativa da clínica em um só lugar.

 

5. Otimize seus deslocamentos

Perder um tempo precioso que poderia ser utilizado no atendimento aos pacientes preso no trânsito resolvendo questões relacionadas à gestão da clínica é contraproducente.

Por isso, dê preferência a parceiros e fornecedores que otimizem seus deslocamentos ou mesmo que os evitem. Prefira trabalhar com empresas de contabilidade que possuem escritório no mesmo bairro da clínica e com bancos cujo atendimento pela internet seja fácil e descomplicado, por exemplo.

Embora seja quase impossível evitar alguns deslocamentos, dê sempre preferência aos fornecedores que compreendem a sua rotina e buscam realizar um atendimento ágil e sem burocracia, o que ajuda a otimizar seu tempo e direcioná-lo para tarefas mais importantes.

Como você pode ver, algumas medidas simples podem fazer toda a diferença na efetividade da gestão da clínica. E você, que outras ações costuma tomar para simplificar a sua rotina administrativa? Compartilhe esse conteúdo nas suas redes sociais!