Poucas áreas podem fazer tanta diferença na percepção do paciente a respeito do seu consultório como a recepção da clínica. Espécie de cartão de visitas do seu negócio, ela é a encarregada de representar sua visão e seus valores para o cliente final.
Por isso, uma recepção mal alinhada aos seus propósitos pode não só afetar a experiência de seus atuais pacientes como dificultar a atração de novos e colocar em risco todo o funcionamento do negócio.
Para evitar que isso aconteça, separamos algumas dicas de como você pode mudar a recepção da clínica para que ela se torne um espaço de acolhimento e bem-estar para os seus pacientes. Saiba mais!
3 dicas para aperfeiçoar a recepção da clínica
1. Mantenha seus colaboradores bem informados
É muito frustrante fazer uma pausa nas atividades diárias para telefonar para um consultório médico em busca de informações e não conseguir ter suas dúvidas sanadas.
Por isso, se você quer aumentar o nível de satisfação de seus pacientes e potenciais pacientes com a recepção da clínica, mantenha seus colaboradores bem informados sobre cada detalhe do seu negócio.
Eles devem estar aptos a darem informações detalhadas sobre o funcionamento geral da clínica, como horário de abertura e fechamento, endereço, disponibilidade de agenda dos profissionais, funcionamento em feriados, tratamentos oferecidos e formas de pagamento, por exemplo.
Se a informação solicitada pelo paciente for específica demais ou estiver fora do alcance desses profissionais por algum motivo, é fundamental que eles se prontifiquem a buscar a resposta e dar o retorno tão logo seja possível. Dizer que “não sabe informar” e pedir ao paciente que “ligue depois” passa uma mensagem pouco profissional e pode acabar custando a perda de muitos pacientes.
2. Capacite sua equipe para lidar com pacientes difíceis
Em geral, uma equipe razoavelmente bem treinada e motivada está pronta para lidar com pacientes que chegam até a recepção da clínica sem maiores dúvidas ou problemas, mas poucas são as que sabem reagir com elegância e firmeza em situações de conflito.
Ocorre que clínicas médicas recebem diariamente pacientes com as mais diferentes personalidades e visões de mundo, e eles são inevitáveis.
Por isso, se a ideia é melhorar a experiência do paciente e tornar a sua clínica referência no mercado, capacite seus colaboradores para oferecer atendimento de qualidade em situações de estresse, quando pacientes estão nervosos, impacientes, agitados ou irritados.
Ter uma equipe que compreende que muitos deles passam por momentos delicados e sabe reagir com educação, discrição e acolhimento pode fazer toda a diferença na maneira como o trabalho da sua clínica é percebida não só por eles, mas pelos demais pacientes e gerar um excelente marketing espontâneo para o seu consultório.
3. Procure criar uma atmosfera aconchegante
Embora a capacitação do pessoal deva ser sua prioridade, o espaço físico também deve ser analisado. Isso porque ainda que você se esforce para atender os pacientes com pontualidade, é bastante natural que eles tenham que esperar mesmo que seja apenas por alguns minutos.
Por isso, é importante criar uma atmosfera aconchegante na recepção da clínica, evitando que a espera se torne desagradável e torne o clima da consulta tenso.
Para tanto, invista em um ambiente com cores claras, que transmitem sensação de paz e tranquilidade. Evite, no entanto, tons de azul, ligados a sentimentos com depressão e desânimo, e aposte em tons de verde, cor ligada à generosidade e à cooperação, ou bege, que dá a sensação de acolhimento.
Se quiser utilizar tons mais quentes, como vermelho e laranja, o ideal é limitá-la a objetos menores, como quadros e vasos, que alegram o ambiente sem deixá-lo carregado.
Também é importante investir em cadeiras e poltronas confortáveis, que sejam facilmente acessíveis mesmo para paciente idosos ou com dificuldade de locomoção. Um mobiliário pouco confortável aumenta a impaciência de seus usuários e pode resultar em pacientes descontentes antes mesmo de chegarem até você.
Se possível, aposte também em entretenimento para essa área. Deixar o wi-fi aberto, disponibilizar revistas atualizadas ou sintonizar a televisão em canais de grande audiência são atitudes simpáticas e que contribuem para que o tempo de espera na recepção da clínica passe muito mais rápido.
Gostou de entender como a recepção da clínica pode ser utilizada para a melhora da experiência do paciente? Se você quiser receber mais dicas de gestão de consultórios médicos, não se esqueça de curtir agora mesmo o Instagram da VYDENCE Medical!
