Um controle ineficaz de estoque pode gerar graves consequências em qualquer empresa, como perda de vendas, superlotação do almoxarifado, insatisfação dos clientes e ruídos com os fornecedores.

Em uma clínica médica, esses problemas são ampliados, uma vez que as consequências envolvem a saúde e o bem estar dos pacientes, assim como o trabalho dos médicos.

Trata-se de um desafio, mas não é tão complexo assim. Com essas dicas, você conseguirá facilmente administrar melhor seu estoque e aprimorar o desempenho da sua clínica.

Saiba sua demanda

O primeiro passo para controlar qualquer estoque é conhecer a demanda. Você precisa ter conhecimento da quantidade de pacientes atendidos para listar os itens necessários e seus respectivos volumes.

Realize um diagnóstico:

  • Acompanhe semanalmente o seu estoque e registre essas inspeções;
  • Observe o que cada profissional utilizou e o que está parado;
  • Ao final do mês, você conhecerá melhor a sua demanda;
  • Realize balanços mensais para se aperfeiçoar cada vez mais.

Mantenha um arquivo atualizado dos fornecedores. Faça um documento com os seguintes dados, dentre outros:

  • Nome;
  • Contato;
  • Segmento;
  • Item;
  • Prazo de entrega;
  • Formas de pagamento;
  • Valor quitado;
  • Contratos;
  • Notas fiscais.

O controle de fornecedores é fundamental para seu estoque e para a saúde financeira da sua clínica.

Mantenha a organização

A organização é imprescindível em todos os ambientes, especialmente em um estoque. Isso evita desperdícios, o uso de materiais fora da validade e dores de cabeça. Deixe os itens organizados da seguinte maneira:

  • Disponha-os de acordo com o prazo de validade: deixe os antigos na frente e assim por diante;
  • Coloque os materiais mais utilizados em locais de fácil acesso;
  • Faça etiquetas para as prateleiras, identificando os produtos.

Faça um controle preciso de todos os materiais, elencando:

  • Nome do material;
  • Quantidade;
  • Códigos de barra;
  • Data da compra do volume;
  • Prateleira em que o volume do material está localizada.

Com isso, defina uma periodicidade para realizar o balanço, que consiste em:

  1. Realizar a contagem dos itens;
  2. Comparar a disponibilidade dos materiais e as quantidades do controle.

Faça um procedimento integrativo

Você precisa saber a demanda das demais áreas e profissionais que trabalham com você para realizar a compra do que todos precisam no prazo em que precisam. Determine como cada um poderá solicitar os materiais: meio de comunicação utilizado e prazo máximo.

Também combine com todos os profissionais o procedimento para retirar algo no estoque. Para facilitar o balanço, determine regras para essa retirada: precisa anotar, colocar em um sistema ou em uma planilha, por exemplo.

Utilize um sistema de gestão

O tempo que você gasta realizando todos esse passos manualmente, bem como os riscos que você corre de cometer erros e comprometer todo o processo são iminentes. Além disso, uma empresa de qualquer ramo que não investe em tecnologia fica para trás.

Existem no mercado softwares capazes de auxiliar no domínio de todos os itens do seu acervo. A tecnologia ajuda você a trabalhar com mais tranquilidade, proporcionando fluidez às questões administrativas. Automatizar os processos é uma escolha inteligente e de excelente custo-benefício.

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