Consultas atrasadas, reuniões canceladas, contas esquecidas: manter sua agenda médica organizada é um enorme desafio? Acredite, esse problema tem solução.
Algumas modificações na maneira como você faz o controle podem fazer toda a diferença e garantir não só um dia a dia mais produtivo para você como uma melhor experiência para os seus pacientes. Entenda como!
4 dicas para ter uma agenda médica organizada
1. Faça o controle online
Se você quer manter sua agenda médica bem organizada, deixar de lado as anotações em papel e passar a fazer o controle online deve ser uma prioridade.
Com a agenda virtual, fica muito mais fácil incluir, alterar ou excluir compromissos de qualquer lugar, via computador, tablet ou smartphone.
Além disso, essas modificações podem ser feitas tanto por você como por membros de sua equipe cada vez que um paciente ligar para cancelar uma consulta, por exemplo.
A medida aumenta a confiabilidade das anotações e, consequentemente, a qualidade dos serviços prestados pelo seu consultório, já que diminui consideravelmente os riscos de esquecimentos ou agendamentos duplos.
2. Use marcadores coloridos
Outra enorme vantagem de transferir sua agenda médica para uma versão online é que você poderá utilizar alguns recursos especiais, como marcadores coloridos para diferenciar cada tipo de compromisso.
Você pode identificar cada atividade com uma cor diferente: pacientes frequentes ficam com a cor azul, por exemplo, enquanto os novos recebem a cor verde e as contas a pagar, o vermelho.
Assim, com uma olhada rápida na agenda, você consegue ter uma ideia de como está o seu dia e se preparar para dar conta de tudo.
3. Cheque os compromissos no dia anterior
Pouco adianta você ter uma agenda médica online e bem organizada, se você não utilizá-la! Por isso, crie o hábito de checar os compromissos do dia seguinte no final do expediente.
Assim, você já sabe se terá que chegar mais cedo ao consultório para atender um novo paciente, se precisará se ausentar durante a tarde para uma reunião ou mesmo se haverá tempo livre entre uma consulta e outra para colocar a leitura em dia!
4. Estabeleça prazos realistas
Para que a agenda médica mantenha-se organizada e funcione de verdade, é fundamental que você ou o responsável da sua equipe por gerenciá-la estabeleça prazos realistas para os compromissos.
É óbvio que atrasos e imprevistos podem acontecer, mas algumas situações podem ser melhor dimensionadas para oferecer uma experiência mais prazerosa para os pacientes.
Agendar consultas com 15 minutos de intervalo sabendo que você jamais passa menos de 25 minutos com cada pessoa deixa o seu dia caótico e causa uma série de transtornos para os frequentadores da sua clínica, que muitas vezes deixam o trabalho ou outros compromissos com muita antecedência para chegar na hora marcada.
Por isso, experimente calcular o tempo médio de duração das suas consultas, tanto para pacientes recorrentes quanto para os novos e utilize esses dados para estabelecer o intervalo entre as marcações.
Dessa maneira, você aumenta as chances de manter sua agenda médica em dia e garante pacientes mais satisfeitos com o atendimento prestado no seu consultório.
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